Tegenwoordig beginnen bijna alle starters hun avontuur als ondernemer met het (laten) maken van een eigen website. Als je een beetje “html-css” onderlegd bent, is het wellicht een poging waard om eigenhandig een website te ontwikkelen. De meeste ondernemers kiezen er echter voor om het werk uit te besteden aan een derde partij. Voordat de door jou ingeschakelde ontwikkelaar echter – vol enthousiasme – begint aan de website, is het geen overbodig luxe om een aantal belangrijke afspraken op papier te zetten.
Wij zien helaas te vaak bij Spaans&Spaans dat ondernemers opdracht geven tot het maken van een website, zonder hierbij de juridische aspecten voldoende in ogenschouw te nemen. En dat is toch best wonderlijk, daar er juist bij het maken van een website behoorlijk wat mis kan gaan. Ook voor de website-ontwikkelaar is het veelal prettig om een aantal zaken op papier te hebben gezet. Zo voorkom je immers als ontwikkelaar dat er verkeerde verwachtingen ontstaan bij de klant en jullie samenwerking, vroegtijdig, stukloopt.
Deze blog bestaat uit twee onderdelen. In het eerste onderdeel bespreken we hoe het zit met de auteursrechten op de ontwikkelde website. In het tweede onderdeel vind je een uitgebreide checklist van punten die opgenomen moeten worden in elke overeenkomst (of waar in ieder geval even aandacht aan besteed dient te worden).
Auteursrecht & websites
Indien je verzuimt afspraken te maken omtrent het auteursrecht op de ontwikkelde website, ligt het auteursrecht in principe bij de website-ontwikkelaar. Als klant krijg je enkel een impliciete licentie. Dat er aan jou als klant – in ieder geval – een impliciete licentie wordt verstrekt, is niet meer dan logisch. Zonder deze licentie zou je immers over een website beschikken waar je vervolgens niets mee mag doen en dat zou toch wel tot erg kafkaiaanse toestanden leiden. Desalniettemin is het “hebben” van een impliciete licentie vooralsnog niet iets om naar huis over te schrijven. Onder deze licentie mag je als klant immers lang niet alles doen met de website waar jij wellicht (in de toekomst) behoefte aan hebt.
Zo is het in principe niet toegestaan om (op een grijze zondagmiddag) even het design van de website aan te passen. Of bijvoorbeeld wat extra code toe te voegen. Stel je eens het scenario voor dat jij als klant op een gegeven moment ruzie krijgt met de ontwikkelaar. Zonder duidelijke afspraken, loop je al snel het risico gedwarsboomd te worden door de boze opdrachtnemer die zich (plotseling) beroept op zijn of haar persoonlijkheidsrechten. Zonder heldere afspraken omtrent het auteursrecht steven je in een dergelijk scenario al snel af op een catastrofe.
Dit soort gedoe kun je gemakkelijk voorkomen, door een goede licentie af te spreken of de overdracht van de auteursrechten op de website te bewerkstelligen. In een licentie spreek je de voorwaarden af waaronder de klant gebruik mag maken van de software (en het design, enzovoorts). In tegenstelling tot een impliciete licentie, weten jullie nu beiden waar jullie aan toe zijn, omdat er vooraf is onderhandeld over het gebruik van de website. Indien een overdracht van de auteursrechten wordt afgesproken, is het gebruikelijk dat hiertegenover een aanvullende vergoeding staat, die je los moet zien van het honorarium dat voor de ontwikkeling van de website is betaald. Auteursrechten kunnen alleen worden overgedragen via een zogenaamde onderhandse akte (een ondertekend schriftelijk stuk). Spreken jullie mondeling of via de mail af dat auteursrechten worden overgedragen? Dan is dit in beginsel niet geldig en heeft er geen overdracht plaatsgevonden. Let hier dus wel even op.
Voor de volledigheid: als je een website laat maken door een partij die gebruik maakt van templates (bijvoorbeeld via WordPress, Squarespace of Wix), zit het net even iets anders met de auteursrechten op jouw website. Ga in zo’n geval altijd bij de ontwikkelaar na welke licentie er is aangeschaft voor de template (tenzij jij als klant natuurlijk zelf de template hebt aangeschaft) om problemen achteraf te voorkomen.
Checklist website overeenkomst
Nu je er (hopelijk) van overtuigd bent dat schriftelijke afspraken belangrijk zijn om het maakproces van een nieuwe website goed te laten verlopen, geven we jou hierbij een checklist met een aantal belangrijke aandachtspunten. Deze lijst is niet limitatief: als er gebruik wordt gemaakt van templates (bijvoorbeeld via WordPress) zullen een aantal van de hieronder genoemde punten minder van belang zijn. Twijfel je? Neem contact op met ons zodat wij je kunnen adviseren.
- De duur van de opdracht. Op welke datum dient de website-ontwikkelaar te beginnen met de ontwikkeling van de website, en wat is de deadline voor oplevering? Klinkt logisch, niet? Toch vergeten ondernemers wel eens om de duur van de opdracht op te nemen in de overeenkomst. Een praktijkvoorbeeld: een ondernemer benaderde ons omdat ze de ontwikkeling van haar website en app toch wel erg lang vond duren (inmiddels liep de opdracht al zo’n anderhalf jaar). Ze wist zelf eigenlijk niet of het onredelijk was dat de ontwikkelaar zo lang bezig was met haar website en app. Er was namelijk niks afgesproken over de duur van de opdracht.
- Het gevolg van het niet halen van de opleveringsdatum (de afgesproken deadline). Het zal niet voor het eerst zijn dat een website op datum X niet klaar is om opgeleverd te worden. Gun je de website-ontwikkelaar nog een laatste termijn om aan zijn verplichtingen te voldoen, of is de deadline “fataal” en hoeft een ingebrekestelling niet te worden gestuurd? Het is aan te raden om hierover in de overeenkomst iets neer te zetten.
- De prijs. Is deze inclusief of exclusief btw? Wordt er een aanbetaling afgesproken? Welk deel van de prijs heeft betrekking op de (eventuele) overdracht van de auteursrechten op de website? Moet er nog worden betaald voor licenties (bijvoorbeeld voor een font) en plugins, of is dit in de prijs inbegrepen? Als dit soort kosten niet standaard in de prijs inbegrepen zijn, dient de website-ontwikkelaar dan toestemming te vragen aan de klant voordat hij de plugin aanschaft?
- Feedbackronde. De klant wil graag zijn feedback kunnen geven tijdens het proces. Als websitebouwer is het ook prettig om zo nu en dan te peilen bij jouw klant of je op het juiste spoor zit. In de overeenkomst spreek je in ieder geval af hoeveel feedbackrondes er zullen zijn, wanneer deze plaatsvinden en binnen welke termijn de klant zijn feedback dient te geven.
- Meerwerk. Meerwerk is een van de grootste pijnpunten bij de ontwikkeling van een website. Het is vooraf vaak niet goed in te schatten waar de ontwikkelaar allemaal tegenaan zal lopen. Afspraken maken dus over meerwerk!
- Algemene voorwaarden. Welke algemene voorwaarden zijn er eigenlijk van toepassing op de opdracht en wat is er opgenomen in die algemene voorwaarden?
- Contactpersoon. Welke perso(on)(en) is / zijn het aanspreekpunt voor de opdracht?
- Webdesign. Wanneer de ontwikkelaar ook het design van de website op zich neemt, is het aan te raden om éérst het design te voltooien, voordat er gestart wordt met de ontwikkeling van de website. Spreek dit ook zo af in de overeenkomst. Hiermee voorkom je als klant dat de ontwikkelaar het design simpel houdt, om technische problemen bij de implementatie van het design te voorkomen.
- Garanties. Vaak geeft de website-ontwikkelaar een aantal garanties over de te ontwikkelen website. Als klant wil je deze garanties graag expliciet opgenomen hebben in de overeenkomst (een voorbeeld: ‘de website-ontwikkelaar garandeert dat de website geen inbreuk maakt op de intellectuele eigendomsrechten van derden’.)
- Aansprakelijkheid.
- Beëindiging van de overeenkomst. Kan de overeenkomst worden beëindigd en onder welke voorwaarden? Spreek je hier niks over af, dan geldt de wettelijke regeling over opzeggen en ontbinden.
- Onderhoud van de website. Een website is eigenlijk nooit helemaal “af”. Veel website-ontwikkelaars bieden een onderhoudsabonnement aan. Bespreek de mogelijkheden voor het onderhoud van de website na oplevering, altijd voorafgaand aan de opdracht.
- Juridische eisen aan de website. Op bijna elke website zal wet- en regelgeving van toepassing zijn. Met de intreding van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (“AVG”), zijn we overspoeld met privacy- en cookieverklaringen. Als klant is het verstandig om na te gaan bij de ontwikkelaar in hoeverre deze rekening houdt met de actuele privacyeisen die aan websites worden gesteld. Zo zal een website niet meer gegevens moeten verzamelen van websitebezoekers dan nodig is, en mogen sommige cookies en soortgelijke technieken enkel worden geplaatst na voorafgaande toestemming van de websitebezoeker.
- Toepasselijk recht en forumkeuze. Uiteraard zal je ook iets moeten zeggen over het toepasselijk recht en de bevoegde rechter, voor het (hopelijk) onwaarschijnlijke geval dat jullie bij de rechter belanden.
- Functionaliteiten website.
- Pagina’s en opbouw: welke (sub)pagina’s moeten er ontwikkeld worden? Hoe dienen de pagina’s opgebouwd te zijn? Moet er een contactformulier komen? Hoe gaat de footer eruit zien? Wat dacht je van de mogelijkheid om je te kunnen inschrijven voor de nieuwsbrief op de website? Vooral de homepagina verdient extra aandacht (denk maar eens aan een goede call to action).
- Domeinnaam en hosting: dient de website-ontwikkelaar dit ook te regelen?
- Snelheid: moet de website een bepaalde snelheidsscore halen (zoals een score van 90 voor mobiel en desktop, gemeten via Google PageSpeed Insights?)
- Cookiebanner: dient de website een cookiebanner te hebben?
- Blogpagina’s: moet er ook een reactieformulier komen onder elke blog en moet de blog gedeeld kunnen worden op social media?
- Mobile responsive: spreek expliciet af in de overeenkomst dat de website zich aanpast aan het scherm van de gebruiker.
- Op welke browsers dient de website goed te werken?
- CMS: moet er wel of geen CMS komen, en welk CMS?
- Webshop: moet er een boekingssysteem zijn? Hoe moet het online betaalsysteem eruit komen te zien?
- Zoekfunctie: is het belangrijk dat websitebezoekers zoektermen kunnen invullen via een search icon?
- Programmatuur: welke programma’s maken deel uit van de website (Javascript bijvoorbeeld)?
- Content: meestal zal de klant de content voor de website aanleveren (teksten en foto’s, om maar iets te noemen). Binnen welke termijn dient de klant de content aan te leveren?
- Acceptatietest: krijgt de klant de mogelijkheid om de website te testen?
- Code: krijgt de klant toegang tot de code, bijvoorbeeld door de git repository te delen? Op welk moment krijgt de klant toegang tot de code?
- SEO: in hoeverre dient de ontwikkelaar rekening te houden met zoekmachine optimalisatie?
- XML sitemap: dient de ontwikkelaar hiervoor te zorgen? Om gevonden te worden in Google, is indexatie van de website noodzakelijk. Met een XML sitemap, verloopt de indexatie sneller en dat is weer goed voor de SEO van jouw website.
- SSL/TLS: dient de ontwikkelaar te zorgen voor een SSL/TLS certificaat?
- Taal: heeft de klant internationale ambities? Dan is het wel zo prettig als de website meertalig is.
Opstellen website-overeenkomst
Laat je website-overeenkomst opstellen door een van onze juristen en weet zeker dat je veilig aan jouw ICT-avontuur begint.
